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Das European Roma – Institute for Arts and Culture e.V. (Europäisches Roma – Institut für Kunst und Kultur) Berlin sucht eine/einen erfahrenen

 

OFFICE MANAGER (f/m/div.)

 

Der/Die ERIAC-OFFICE MANAGER  hält eine verantwortungsvolle und öffentlich sichtbare Position innerhalb unserer Organisation und ermöglicht unserem internationalen Team (Arbeitssprache überwiegend englisch) seine Arbeit effizient und erfolgreich durchzuführen. Als gleichberechtigtes Teammitglied arbeitet er/sie selbständig und vorausschauend, bringt eigene Ideen und Vorschläge mit ein. Er/Sie verfügt über eine schnelle Auffassungsgabe, die Fähigkeit zur Priorisierung und behält auch in herausfordernden Situationen den Überblick und gute Laune.  Darüber hinaus ist er häufig die erste Anlaufstelle für Besucher, Interessenten und Partner aus Politik, Kultur und Gesellschaft.

 

Aufgabenbereiche und Verantwortung:

 

Office Management  (ca25%):

Gewährleistung konsistenter, effizienter und kosteneffektiver Arbeitsabläufe für Teammitglieder und Gäste. Management des Büros, Verwaltung der Räumlichkeiten und der Infrastruktur, Koordination externer Dienstleister (bspw. IT, Caterer, Handwerker, Reinigungskräfte etc.). Einkauf von Büro- und anderen Materialien. Vorbereitung interner und externer Besprechungen und Meetings. Unterstützung bei der Lösung kurzfristig auftretender administrativer Probleme.

 

Verwaltung (20%):

Unterstützung des Führungsteams durch gewissenhaftes Verwalten von Mails, Stundenzettel und der internen Abläufe für die Finanzberichterstattung. Erstellung und Verwaltung von Ablagesystemen, Dateien, Korrespondenzen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken und Präsentationen.

 

Führung (10%):

Erster Ansprechpartner für deutsche Behörden, Ministerien und internationale diplomatische und andere Kontakte. Sicherstellung der ERIAC-Organisationskultur

durch die Unterstützung der Logistik bei ERIAC-Veranstaltungen, -Feiern und -Empfängen. Unterstützung und Repräsentation unserer Erfolge und Siege. Verantwortlich für die integrierte Kommunikation auf unserer Website und den Social-Media-Plattformen. (Training und Mentoring für diesen Bereich möglich).

 

Reiselogistik & allgemeine Unterstützung(20%):

Unterstützung des ERIAC-Team bei der Organisation und Koordination von Reisen. Organisation der Logistik von Ausstellungen und Veranstaltungen im In- und Ausland.  Ansprechpartner für Künstler, Wissenschaftler, Diplomaten und anderer Partner, die uns in Berlin oder an anderen Veranstaltungsorten besuchen.

 

HR & Organisationskultur (20%):

Verantwortung für das Führen, die Pflege und Dokumentation unserer Standard-Abläufe (Standard Operating Proceedures) und interner Berichte und Formulare.

 

Assistenz der Geschäftsführung (5%):

Unterstützung der Geschäftsführung bei persönlichen Angelegenheiten, die mit dem Leben in Deutschland zusammenhängen (Korrespondenz mit öffentlichen Verwaltungen, Ämtern, etc.) Übersetzung von Dokumenten, Protokollen und Diktaten. Fallweise Begleitung zu Terminen. Unterstützung bei der Vorbereitung von Terminen mit Gästen und potentiellen neuen Mitarbeitern.

 

Voraussetzungen:

Wünschenswert:

Wir bieten:

Bewerbungen von allen entsprechend qualifizierten Bewerbern, unabhängig von Geschlecht, Behinderung, Familienstand, Rasse, ethnischer oder sozialer Herkunft, Hautfarbe, Religion, Weltanschauung oder sexueller Orientierung, sind willkommen.

Personen die sich selber als Roma bezeichnen werden besonders zur Bewerbung aufgefordert.

 

Bewerbung:

Ihre Bewerbungen sollten beinhalten:

Bewerbungen sollten in englischer Sprache verfasst und in einer E-Mail mit einer Größe von höchstens 2 MB an eriac@eriac.org gesendet werden. Bitte schreiben Sie “Office Manager” in die Betreffzeile der E-Mail.

Bewerbungsschluss ist der 15. Februar 2019.

 

ERIAC bietet eine Position in einem kleinen (6 Personen) und außergewöhnlichen Team, das die Welt verändert! Das Büro von ERIAC ist ein positives, herausforderndes, anregendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Die Mitarbeiter von ERIAC nehmen an der historischen Gelegenheit teil, bei der Entwicklung des ersten Instituts für Kunst und Kultur für die Anerkennung und Unterstützung der größten Minderheit Europas eine Führungsrolle zu übernehmen. Die ERIAC-Mitarbeiter haben die Möglichkeit, ihre persönlichen und beruflichen Fähigkeiten in einer schnell wachsenden Organisation zu entwickeln und bei der Teilnahme an Projekten und Teams kreativ mitzuwirken. ERIAC verfügt über umfangreiche Kontakte zu Kulturellen, wissenschaftlichen und politischen Institutionen in allen europäischen Ländern. Dies gibt allen Mitarbeitern die Möglichkeit, mit vielen unterschiedlichen Kulturen zusammenzuarbeiten.

 

ERIAC ist eine nach deutschem Recht eingetragene Non-Profit-Organisation (e.V.),  mit Sitz in Berlin,  deren Aufgabe es ist, das Selbstwertgefühl der Roma zu fördern und negative Vorurteile der Mehrheitsbevölkerung gegenüber den Roma durch Kunst, Kultur, Geschichte und Medien abzubauen. Sechs Grundprinzipien sind im ERIAC verankert und definieren die Einrichtung, Kernfunktionen, Governance, Struktur und Mitgliedschaft des Instituts:


The European Roma Institute for Arts and Culture (Berlin) seeks an

OFFICE MANAGER

 

The Office Manager at ERIAC is a highly responsible and highly visible role that provides overall support to the ERIAC team and is responsible for the day-to day and efficient operation of the ERIAC Office.

 

Tasks and responsibilities:

 

Office Management (25%):

Create a consistent experience for all office users. Manage the office upkeep, appearance and supply. Prepare internal meetings and coordinates refreshments/supplies/equipment, and meeting notes. Act as the primary IT person for the office supporting the network, office users and troubleshooting.

 

Administration (20%):

Accurately manage mail, timesheets, and the internal systems for financial reporting to support the executive team, creates and maintains files, correspondence reports, spreadsheets, databases, and presentations for the local staff and for special projects.

 

Leadership (10%):

Serve as the primary contact for German authorities, ministries and international diplomatic and professional contacts. Help create the famous ERIAC organizational culture by supporting the logistics of the ERIAC events, celebrations, display of successes and victories.  Lead the connected communication on the website, the social media platform and the electronic outreach of ERIAC (training provided).

 

Travel Logistics & Support (20%):

Support the ERIAC team by arranging and coordinating flights, car/truck/shipping reservations, accommodation and event space reservations. Serve as the first contact when ERIAC is reached by audience, visitors, and contacts.

 

Human Resources & Culture (20%):

Lead the documentation and maintenance of the standard operating procedures and internal forms of the ERIAC organization.

 

Executive assistance (5%):

Prepare to wow the visitors, and new hires of ERIAC. Lead the orientation process of new employees, translate documents, meeting minutes, and dictation between German and English, as required and assist the Executive Management in personal matters connected to living in Germany.

 

Requirements:

Other expectations:

We offer:

Applications from all suitably qualified candidates, irrespective of gender, disability, marital or parental status, racial, ethnic or social origin, color, religion, belief, or sexual orientation are welcome.

 

Candidates of self-declared Roma origin are particularly encouraged to apply.

 

Applications should include:

Applications should be written in English and sent to eriac@eriac.org in one email not larger than 2 MB. Please write “Office Manager” in the subject line of the email.

The deadline for applications is February 15, 2019.

 

ERIAC offers a position in a small (6 person) and exceptional team which is changing the world! The ERIAC office is a positive, challenging, stimulating and inspiring working environment. The employees of ERIAC take part in the historic opportunity of leading in developing the first Institute for Arts and Culture for the recognition and support of Europe’s largest minority. The ERIAC employees have the opportunity to develop their personal and professional skills in a fast-growing organization, and contribute creatively when participating in projects and teams. ERIAC has an extensive outreach to several sites located in every European country, which gives all our employees opportunity to work in interaction with many different cultures.

 

ERIAC is a non-profit organization registered under German law and based in Berlin with the mission of increasing the self-esteem of Roma and decreasing negative prejudice of the majority population towards the Roma by means of arts, culture, history, and media. Six founding principles are enshrined in ERIAC and they define the Institute’s establishment, core functions, governance, structure, and membership: